1. ความหมายของแฟ้มข้อมูล
“แฟ้มข้อมูล” (file) หมายถึง ข้อสนเทศหรือข้อมูลทั้งหมดที่เก็บไว้ในสื่อที่มีคุณสมบัติเป็นแม่เหล็กไม่ว่าจะเป็นจานบันทึกธรรมดาหรือจานแข็ง (hard disk) ก็ตาม ข้อสนเทศที่นำไปเก็บนั้นจะถูกนำไปเก็บไว้เป็นเรื่องๆ ไป อาจจะเป็นโปรแกรม ข้อมูล หรือภาพ (graphics) ก็ได้ แต่ละเรื่องต่างก็ต้องมีชื่อเป็นของตนเอง ที่ต้องไม่ซ้ำกัน (ทักษิณา สวนานนท์ 2544, หน้า 249)
2. โครงสร้างแฟ้มข้อมูล
“ โครงสร้างแฟ้มข้อมูล ” (data structure) หมายถึง รูปแบบของการจัดระเบียบของข้อมูล ซึ่งมีอยู่หลายรูปแบบ (ทักษิณา สวนานนท์, 2544, หน้า 161) ประกอบด้วยโครงสร้างพื้นฐานที่ลำดับจากหน่วยที่เล็กที่สุดไปยังหน่วยที่ใหญ่ขึ้นตามลำดับต่อไปนี้
2.1 บิท (Bit : Binary Digit) คือ หน่วยของข้อมูลที่เล็กที่สุดที่เก็บอยู่ในหน่วยความจำภายในคอมพิวเตอร์ ซึ่ง Bit จะแทนด้วยตัวเลขหนึ่งตัว คือ 0 หรือ 1 อย่างใดอย่างหนึ่ง เรียกตัวเลข 0 หรือ 1 ว่าเป็น บิท 1 บิท
2.2 ไบท์ (Byte) คือ หน่วยของข้อมูลที่นำบิทหลายๆบิทมารวมกัน แทนตัวอักษรแต่ละตัว เช่น A, B, …, Z, 0, 1, 2, … ,9 และสัญลักษณ์พิเศษอื่นๆ เช่น $, &, +, -, *, / ฯลฯ โดยตัวอักษร 1 ตัวจะแทนด้วยบิท 7บิท หรือ 8 บิท ซึ่งตัวอักษรแต่ละตัวจะเรียกว่า ไบท์ เช่น ตัว A เมื่อเก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์จะเก็บเป็น1000001 ส่วนตัว B จะเก็บเป็น 1000010 เป็นต้น
2.3 เขตข้อมูล (Field) คือ หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำตัวอักขระหลายๆตัวมารวมกัน เป็นคำที่มีความหมาย เช่น รหัสนักศึกษา ชื่อนักศึกษา นามสกุล ที่อยู่ คณะ และสาขาวิชา เป็นต้น ภาพที่ 1.1)
2.4 ระเบียน (Record) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำเขตข้อมูลหลายๆ เขตข้อมูล ที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน หรือค่าของข้อมูลในแต่ละเขตข้อมูล เช่น ระเบียนนักศึกษาคนที่ 1 ประกอบด้วยเขตข้อมูล รหัสนักศึกษา 4800111 , ชื่อ : สาธิต, นามสกุล : กิตติพงศ์, โปรแกรมวิชา : บรรณารักษศาสตร์, คณะ : มนุษยศาสตร์ เป็นต้น
2.5 แฟ้มข้อมูล (File) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำระเบียนหลายๆ ระเบียนที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน เช่น แฟ้มข้อมูลนักศึกษา ซึ่งประกอบไปด้วย ระเบียนจำนวน 5 ระเบียน หรือ 5 แถว ซึ่งก็คือ รายละเอียดของนักศึกษาจำนวน 5 คน นั่นเอง
2.6 ฐานข้อมูล (Database) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำแฟ้มข้อมูลหลายๆ แฟ้มข้อมูล ที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน เช่น ฐานข้อมูลในระบบทะเบียนนักศึกษา จะประกอบด้วยแฟ้มข้อมูลรายวิชา นักศึกษา การลงทะเบียน ผลการเรียน และอาจารย์ผู้สอน เป็นต้น
“แฟ้มข้อมูล” (file) หมายถึง ข้อสนเทศหรือข้อมูลทั้งหมดที่เก็บไว้ในสื่อที่มีคุณสมบัติเป็นแม่เหล็กไม่ว่าจะเป็นจานบันทึกธรรมดาหรือจานแข็ง (hard disk) ก็ตาม ข้อสนเทศที่นำไปเก็บนั้นจะถูกนำไปเก็บไว้เป็นเรื่องๆ ไป อาจจะเป็นโปรแกรม ข้อมูล หรือภาพ (graphics) ก็ได้ แต่ละเรื่องต่างก็ต้องมีชื่อเป็นของตนเอง ที่ต้องไม่ซ้ำกัน (ทักษิณา สวนานนท์ 2544, หน้า 249)
2. โครงสร้างแฟ้มข้อมูล
“ โครงสร้างแฟ้มข้อมูล ” (data structure) หมายถึง รูปแบบของการจัดระเบียบของข้อมูล ซึ่งมีอยู่หลายรูปแบบ (ทักษิณา สวนานนท์, 2544, หน้า 161) ประกอบด้วยโครงสร้างพื้นฐานที่ลำดับจากหน่วยที่เล็กที่สุดไปยังหน่วยที่ใหญ่ขึ้นตามลำดับต่อไปนี้
2.1 บิท (Bit : Binary Digit) คือ หน่วยของข้อมูลที่เล็กที่สุดที่เก็บอยู่ในหน่วยความจำภายในคอมพิวเตอร์ ซึ่ง Bit จะแทนด้วยตัวเลขหนึ่งตัว คือ 0 หรือ 1 อย่างใดอย่างหนึ่ง เรียกตัวเลข 0 หรือ 1 ว่าเป็น บิท 1 บิท
2.2 ไบท์ (Byte) คือ หน่วยของข้อมูลที่นำบิทหลายๆบิทมารวมกัน แทนตัวอักษรแต่ละตัว เช่น A, B, …, Z, 0, 1, 2, … ,9 และสัญลักษณ์พิเศษอื่นๆ เช่น $, &, +, -, *, / ฯลฯ โดยตัวอักษร 1 ตัวจะแทนด้วยบิท 7บิท หรือ 8 บิท ซึ่งตัวอักษรแต่ละตัวจะเรียกว่า ไบท์ เช่น ตัว A เมื่อเก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์จะเก็บเป็น1000001 ส่วนตัว B จะเก็บเป็น 1000010 เป็นต้น
2.3 เขตข้อมูล (Field) คือ หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำตัวอักขระหลายๆตัวมารวมกัน เป็นคำที่มีความหมาย เช่น รหัสนักศึกษา ชื่อนักศึกษา นามสกุล ที่อยู่ คณะ และสาขาวิชา เป็นต้น ภาพที่ 1.1)
2.4 ระเบียน (Record) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำเขตข้อมูลหลายๆ เขตข้อมูล ที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน หรือค่าของข้อมูลในแต่ละเขตข้อมูล เช่น ระเบียนนักศึกษาคนที่ 1 ประกอบด้วยเขตข้อมูล รหัสนักศึกษา 4800111 , ชื่อ : สาธิต, นามสกุล : กิตติพงศ์, โปรแกรมวิชา : บรรณารักษศาสตร์, คณะ : มนุษยศาสตร์ เป็นต้น
2.5 แฟ้มข้อมูล (File) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำระเบียนหลายๆ ระเบียนที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน เช่น แฟ้มข้อมูลนักศึกษา ซึ่งประกอบไปด้วย ระเบียนจำนวน 5 ระเบียน หรือ 5 แถว ซึ่งก็คือ รายละเอียดของนักศึกษาจำนวน 5 คน นั่นเอง
2.6 ฐานข้อมูล (Database) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำแฟ้มข้อมูลหลายๆ แฟ้มข้อมูล ที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน เช่น ฐานข้อมูลในระบบทะเบียนนักศึกษา จะประกอบด้วยแฟ้มข้อมูลรายวิชา นักศึกษา การลงทะเบียน ผลการเรียน และอาจารย์ผู้สอน เป็นต้น
3. ประเภทของแฟ้มข้อมูล
แฟ้มข้อมูลจะถูกแบ่งแยกประเภทตามการใช้งาน ซึ่งแบ่งออกเป็น 5 ประเภทต่างๆ ดังนี้
3.1 แฟ้มข้อมูลรายการหลัก (Master File) ทำหน้าที่จัดเก็บข้อมูลที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงหรือมีสภาพค่อนข้างคงที่ เช่น แฟ้มข้อมูลประวัตินักศึกษา จะประกอบด้วยข้อมูลต่างๆ เช่น รหัสนักศึกษา ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ คณะ และโปรแกรมวิชา เป็นต้น ซึ่งการปรับปรุงแก้ไขข้อมูลใน Master File ให้ทันสมัยสามารถทำได้ 3 รูปแบบคือ การเพิ่ม (add) การลบออก (delete) และการแก้ไข (modify) เช่น การเพิ่มระเบียนของนักศึกษาในกรณีที่เป็นนักศึกษาใหม่ การลบระเบียนของนักศึกษาในกรณีที่นักศึกษาลาออก และการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ของนักศึกษา เป็นต้น อีกตัวอย่างหนึ่งที่เป็นแฟ้มข้อมูลรายการหลัก ก็คือ ข้อมูลของลูกค้าธนาคาร เช่น เลขที่บัญชี ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ ยอดเงินคงเหลือ ซึ่งจะถูกแก้ไขเมื่อมีรายการฝากถอนเงินจากลูกค้า โดยการแก้ไขแฟ้มข้อมูลอาจทำได้โดยตรงหรือแก้ไขโดยใช้ข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลงซึ่งจะกล่าวในข้อต่อไป
3.2 แฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction File) ทำหน้าที่จัดเก็บข้อมูลที่มักมีการเคลื่อนไหวหรือมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ เช่น แฟ้มข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักศึกษาที่จะต้องมีการลงทะเบียนเรียนในทุกๆ ภาคการศึกษา แฟ้มข้อมูลรายการฝาก-ถอนเงินในบัญชีลูกค้าธนาคาร หรือแฟ้มข้อมูลการขายสินค้าประจำวัน เป็นต้น
3.3 แฟ้มข้อมูลรายงาน (Report File) ทำหน้าที่เก็บรายงานที่ได้จากคอมพิวเตอร์ไว้ เนื่องจากการเก็บแฟ้มข้อมูลรายงานไว้ในรูปของแฟ้มข้อมูลในหน่วยความจำสำรอง มีข้อดีคือจัดเก็บได้สะดวกและทนทานกว่าการเก็บเป็นกระดาษ อีกทั้งสามารถสั่งพิมพ์เมื่อใดและปริมาณเท่าใดก็ได้
3.4 แฟ้มข้อมูลเก็บผลลัพธ์ (Output File) โปรแกรมส่วนมากจะมีการรับข้อมูลเข้ามาประมวลผล และได้ผลลัพธ์เป็นข้อมูลใหม่ออกมา ข้อมูลใหม่อาจแสดงออกทางหน่วยแสดงผลหรือจัดเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลก็ได้ เรียกแฟ้มข้อมูลที่เก็บข้อมูลใหม่นี้ว่า แฟ้มข้อมูลเก็บผลลัพธ์ และสามารถนำแฟ้มข้อมูลนี้ไปเป็นข้อมูลนำเข้าของโปรแกรมอื่นได้ต่อไป
3.5 แฟ้มข้อมูลสำรอง (Backup) ใช้เก็บสำรองข้อมูลในแฟ้มข้อมูลที่มีความสำคัญสูง การสำรองข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญมากในการใช้งานคอมพิวเตอร์ เนื่องจากสื่อที่เก็บข้อมูลต่าง ๆ อาจเกิดปัญหาได้โดยที่ผู้ใช้คาดไม่ถึง ดังนั้นเราควรจัดเก็บข้อมูลลงบนสื่อบันทึกข้อมูลอื่นด้วย เพื่อเป็นการสำรองข้อมูลในกรณีที่มีปัญหา ซึ่งจะช่วยให้ได้ข้อมูลที่สำคัญกลับมาใช้ใหม่
แฟ้มข้อมูลจะถูกแบ่งแยกประเภทตามการใช้งาน ซึ่งแบ่งออกเป็น 5 ประเภทต่างๆ ดังนี้
3.1 แฟ้มข้อมูลรายการหลัก (Master File) ทำหน้าที่จัดเก็บข้อมูลที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงหรือมีสภาพค่อนข้างคงที่ เช่น แฟ้มข้อมูลประวัตินักศึกษา จะประกอบด้วยข้อมูลต่างๆ เช่น รหัสนักศึกษา ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ คณะ และโปรแกรมวิชา เป็นต้น ซึ่งการปรับปรุงแก้ไขข้อมูลใน Master File ให้ทันสมัยสามารถทำได้ 3 รูปแบบคือ การเพิ่ม (add) การลบออก (delete) และการแก้ไข (modify) เช่น การเพิ่มระเบียนของนักศึกษาในกรณีที่เป็นนักศึกษาใหม่ การลบระเบียนของนักศึกษาในกรณีที่นักศึกษาลาออก และการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ของนักศึกษา เป็นต้น อีกตัวอย่างหนึ่งที่เป็นแฟ้มข้อมูลรายการหลัก ก็คือ ข้อมูลของลูกค้าธนาคาร เช่น เลขที่บัญชี ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ ยอดเงินคงเหลือ ซึ่งจะถูกแก้ไขเมื่อมีรายการฝากถอนเงินจากลูกค้า โดยการแก้ไขแฟ้มข้อมูลอาจทำได้โดยตรงหรือแก้ไขโดยใช้ข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลงซึ่งจะกล่าวในข้อต่อไป
3.2 แฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction File) ทำหน้าที่จัดเก็บข้อมูลที่มักมีการเคลื่อนไหวหรือมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ เช่น แฟ้มข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักศึกษาที่จะต้องมีการลงทะเบียนเรียนในทุกๆ ภาคการศึกษา แฟ้มข้อมูลรายการฝาก-ถอนเงินในบัญชีลูกค้าธนาคาร หรือแฟ้มข้อมูลการขายสินค้าประจำวัน เป็นต้น
3.3 แฟ้มข้อมูลรายงาน (Report File) ทำหน้าที่เก็บรายงานที่ได้จากคอมพิวเตอร์ไว้ เนื่องจากการเก็บแฟ้มข้อมูลรายงานไว้ในรูปของแฟ้มข้อมูลในหน่วยความจำสำรอง มีข้อดีคือจัดเก็บได้สะดวกและทนทานกว่าการเก็บเป็นกระดาษ อีกทั้งสามารถสั่งพิมพ์เมื่อใดและปริมาณเท่าใดก็ได้
3.4 แฟ้มข้อมูลเก็บผลลัพธ์ (Output File) โปรแกรมส่วนมากจะมีการรับข้อมูลเข้ามาประมวลผล และได้ผลลัพธ์เป็นข้อมูลใหม่ออกมา ข้อมูลใหม่อาจแสดงออกทางหน่วยแสดงผลหรือจัดเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลก็ได้ เรียกแฟ้มข้อมูลที่เก็บข้อมูลใหม่นี้ว่า แฟ้มข้อมูลเก็บผลลัพธ์ และสามารถนำแฟ้มข้อมูลนี้ไปเป็นข้อมูลนำเข้าของโปรแกรมอื่นได้ต่อไป
3.5 แฟ้มข้อมูลสำรอง (Backup) ใช้เก็บสำรองข้อมูลในแฟ้มข้อมูลที่มีความสำคัญสูง การสำรองข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญมากในการใช้งานคอมพิวเตอร์ เนื่องจากสื่อที่เก็บข้อมูลต่าง ๆ อาจเกิดปัญหาได้โดยที่ผู้ใช้คาดไม่ถึง ดังนั้นเราควรจัดเก็บข้อมูลลงบนสื่อบันทึกข้อมูลอื่นด้วย เพื่อเป็นการสำรองข้อมูลในกรณีที่มีปัญหา ซึ่งจะช่วยให้ได้ข้อมูลที่สำคัญกลับมาใช้ใหม่
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น